[Amerika Serikat] Pengelolaan In House Legal Yang Efektif

Keberadaan in house legal pada suatu korporasi sangat diperlukan, tim in house legal yang cakap dan dapat bertindak sebagai strategic partner sudah menjadi suatu keniscayaan pada masa sekarang ini. Iken yang berbasis di Inggris pada 2013 telah menerbitkan publikasi bagaimana pengelolaan in house legal team yang efektif. Publikasi ini difokuskan pada 2 aspek yaitu how to work smartly dan how to demonstrate value.

Smarter Working

Kemudahan dan kecepatan anggota tim untuk menemukan informasi yang diperlukan. Kerja tim yang efektif dapat dilakukan saat didukung oleh sistem kerja yang efisien untuk mengelola dan membagi informasi, berikut adalah suatu pertanyaan yang diajukan kepada in house legal team terkait pekerjaannya :

Pada saat client department (dalam hal ini adalah departemen lain) atau project partner meminta suatu update, setiap anggota tim legal harus dapat memberikan informasi dan menunjukkan lokasi dokumen yang diperlukan, meskipun anggota tim bukanlah yang bertanggung jawab untuk dokumen tersebut ?

Apakah setiap orang di tim legal mengerti bagaimana dan dimana file tersebut disimpan dan apakah letak penyimpanannya tidak berubah?

Apakah semua dokumen yang disimpan di letakkan di tempat dimana orang dapat dengan mudah menjangkaunya

Ketika anggota tim legal sedang cuti dan ada dokumen yang menjadi tanggung jawabnya perlu segera dikerjakan, apakah orang lain atau tim lain dapat melakukan tugas itu? Ataukah menunggu hingga anggota tim yang cuti itu bekerja lagi?

Tips praktis

Berikan pemberitahuan kepada client department atau project partner saat mengirimkan email untuk menanyakan update agar memberikan nama dokumen yang dimaksud pada subyek email, hal ini agar jelas dan mudah diingat.

Opsi pembatasan penyimpanan file, buatlah suatu database dalam folder di komputer yang digunakan sebagai server untuk mengakses data. Beritahukan kepada kolega di legal department untuk menyimpan file tersebut pada database yang telah disediakan. Hal ini akan mempermudah penyimpanan dan pencarian dokumen karena sudah terstruktur dalam suatu database

Berlakulah simple, terkadang dalam suatu tim terdapat personil yang “perfeksionis” dan mendetail dalam pekerjaan. Untuk urusan file ini, berlakulah simple jika memang file tersusun dalam folder dan subfolder yang terperinci, usahakan untuk membuatnya mudah dicari dan dipergunakan oleh anggota tim lainnya.

Apakah in house legal team mengelola email dengan baik ?

In house legal yang diwawancarai oleh Iken mengatakan bahwa 80% atau lebih, pekerjaan diberikan via email, termasuk kontrak, update, nasihat dan urusan legal lainnya. Legal Director dari Eurotunnel mengatakan “email adalah hal yang sangat penting dalam pekerjaan kami, hal yang pertama kali dilakukan saat pagi hari adalah memeriksa email dan hal yang terakhir kali dilakukan saat meninggalkan kantor adalah juga memeriksa email”.

Namun demikian, banyak yang mengatakan kepada Ikena, bahwa hal yang dikhawatirkan adalah personal email inbox, hal ini karena banyak informasi tersimpan di situ maka dari itu mudah saja bagi setiap orang untuk mengakses personal email inbox saat diperlukan.

Apakah email yang diterima oleh anggota tim legal sudah dinegosiasikan secara wajar dan dengan waktu yang cukup untuk pelaksanaan tugasnya?

Apakah inbox dari anggota tim legal dapat dikelola dengan baik ataukah masih tersimpan ratusan email dari beberapa tahun yang lalu?

Apakah rekan kerja mengetahui dimana menemukan informasi penting yang disimpan di email inbox, dan apakah mereka mendapatkan izin untuk mengakesnya?

Apakah anggota tim sudah mengelola emailnya secara efektif, dan apakah mereka tidak mengalami gangguan dan menghabiskan waktu kerja hanya untuk mencari email yang diperlukan?

Tips Praktis

Apakah anggota tim sudah mengeset “check times” untuk meningkatkan efisiensi email. Biasanya mengecek inbox email dilakukan 6-10 kali sehari, namun hampir 10% mengakui melakukan pengecekan inboxnya 40 kali atau lebih setiap harinya. Mungkin saja terdapat alasan tertentu yang secara bisnis memang diperlukan untuk lebih sering mengecek email. Untuk hal ini hanya anggota tim legal yang dapat menentukan seberapa sering mereka melakukan pengecekan email.

Pastikan tim legal untuk segera menangani email yang masuk di inbox dan dikerjakan secara efektif dan segera. Menurut Scott Scheper, dia selalu menggunakan flowchart untuk mengkategorikan dan memproses email, yaitu dengan skema : delete, delegate, do it now dan to do list. Yang dimaksud dalam flowchart ini jelas dan singkat, yaitu jangan membiarkan email hanya tersimpan di inbox, tentukan segera apa yang harus dikerjakan dan ditindaklanjuti atas email tersebut.

Bagaimana dengan email yang berkategori “to do list”? Jika tim legal mempunyai sistem penyimpanan email yang tersentralisasi, maka akan memudahkan urusannya, yaitu dengan menyimpan email itu segera dan meletakkannya di “to do list” dan delete email yang ada di inbox. Namun jika tidak terdapat sistem yang tersentralisasi, lakukan upaya untuk mengkategorikannya sesuai dengan keperluan dan kepentingan.

Fokus ke Output : Apakah tim menunjukkan upaya terhadap permasalahan yang ada?

Cara bekerja smart akan mempunyai efek terhadap hal yang perlu segera dikerjakan dan tidak membuang waktu serta hal lainnya yang tidak penting. Namun bagaimana tim legal dapat mengetahui hal itu? Tanyakan kepada tim legal 2 hal ini :

Apakah kita terbukti dapat dipercaya berdasarkan opini dari orang orang yang kita layani ?

Saat kita mengerjakan pekerjaan untuk client, apakah selalu kita mempunyai misi yang jelas bahwa kita melakukan apa yang diminta atau diharapkan oleh client?

Tips praktis

Mengetahui apa faktor yang dipertimbangkan oleh client saat menilai performa kerja. Sebaiknya tanyakan ke client, hal ini mungkin akan berbeda antara 1 departemen dengan departemen lainnya, dan bahkan terhadap 1 departemen pun mungkin akan menemukan jawaban yang berbeda. Hal ini sesuai dengan tipe pekerjaan apa yang telah dilakukan oleh tim legal sesuai project tertentu.

Tidak cukup hanya dengan penilaian dari internal client. Lakukan survey secara tertulis kepada client, yaitu minta client untuk memberikan pendapat terkait project yang dikerjakan oleh tim legal yang berhubungan dengan client dan kemudian meminta klien untuk memberikan skala penilaian terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh tim legal (tentunya dengan cara yang obyektif).

Lakukan survey ini untuk pekerjaan yang bersifat project base, untuk pekerjaan rutin survey dilakukan setidaknya secara periodikal sesuai dengan kebutuhan. Berikan penjelasan bahwa survey ini sebagai upaya untuk meningkatkan performa tim legal agar dapat melayani client dengan baik untuk masa mendatang.

Sebagaimana dikatakan oleh pembicara dalam Law Society’s inaugural In-House Counsel forum, bahwa membangun hubungan yang erat dengan client adalah hal yang krusial. Hal ini penting untuk mengetahui bagaimana penilaian client dengan tepat dan baik, namun jika tim legal ternyata diperlakukan “under appreciated” , nampaknya hanya membuang waktu saja terus berada dalam situasi seperti itu dan mungkin lebih baik untuk melakukan pekerjaan di tempat lain.

Demonstrating Value

Bagaiamana mengetahui kapasitas tim legal?

Setelah mengetahui elemen penting untuk melakukan smart working, saatnya untuk mengetahui kapasitas dan performa tim legal. Maka mulailah melakukan penilaian dalam beberapa hal, fokuskan pada biaya dan waktu yang dihabiskan. Berikut adalah hal yang disarankan :

Apakah tim legal dapat melakukan pekerjaan untuk organisasi yang mungkin saja dapat dilakukan oleh pihak luar (external lawyer)? jika iya, berapa biasanya external lawyer dibayar untuk melakukan pekerjaan itu dan bandingkan apple to apple dengan pekerjaan tim legal (perbandingan ini meliputi, biaya upah, biaya operasional dan lainnya). Mungkin saja lebih rendah biaya yang dikeluarkan untuk memberi upah tim legal daripada external lawyer (harap diperhatikan, situasi ini sifatnya kasuistis, karena tidak selalu seluruh tim legal dapat melakukan pekerjaan seperti external lawyer).

Selanjutnya penilaian terhadap waktu kerja, dimana saat tim legal menerima permintaan dari internal client, berapa lama waktu yang diperlukan untuk :

a). merespon permintaan client dan dengan siapa mereka berhubungan?

b. menyelesaikan pekerjaan dalam ukuran jam/hari kerja sesuai dengan permintaan?

Hal ini untuk mengetahui berapa lama waktu yang diperlukan dan berapa rerata waktu yang diperlukan untuk tipe pekerjaan yang berbeda, jadi tim legal dapat mengeset target penggunaan waktu dan menetapkan persentase (sebagai contoh : “kami sudah merespon permintaan untuk memberikan nasihat terkait pekerjaan xxx dalam waktu 24 jam kerja dan sudah menyelesaikan pekerjaan dalam jangka waktu 5 hari kerja dengan 95% hasil pekerjaan”). Keuntungan dari in house legal team, adalah lebih responsif daripada external lawyer, dengan target waktu kerja yang lebih ketat.

Seberapa tingkat kepuasan client dengan pelayanan dari legal department? Survey kepuasan ini menyebutkan bagian mana yang perlu difokuskan. Lakukan survey lagi jika diperlukan dan biarkan tim legal mengetahui apakah hal ini berpengaruh terhadap waktu kerja.

Hal yang perlu diperhatikan dalam penilaian :

Kurangi potensi human error, jika ingin mendapatkan data mengenai waktu, biaya serta melakukan prosesnya dengan bantuan software mungkin akan menyingkat waktu dan mengurangi kesalahan. Jika hal ini memungkinkan gunakanlah microsoft excel untuk melakukan kalkulasi terhadap program yang dibuat.

Hindari data yang berlebihan, sebelum memulai mengumpulkan data, pertimbangkan informasi apa saja yang diperlukan. Kelebihan data hanya membuang waktu saja untuk memprosesnya.

Berhati hati untuk membandingkan, konsisten dengan data yang diperoleh, kemudian lakukan analisa dan buat laporan. Sebagai contoh, saat berkaitan dengan data mengenai tipe pekerjaan (misalnya pekerjaan pembuatan kontrak dibandingkan dengan pekerjaan penyelesaian perselisihan) lakukan hal itu secara menyeluruh, dan lakukan penilaian terhadapnya setelah periode 3 bulan. Periode sesudahnya dapat dilakukan untuk tipe pekerjaan yang lainnya.

Saat melakukan penilaian pada performa tim lebih dari 6 bulan, mungkin akan sangat sulit untuk mengambil kesimpulan hal apa yang perlu dikembangkan, dan mungkin hal terburuk adalah data yang dikumpulkan dapat saja tidak berguna. Hal yang terbaik adalah tetap menggunakan data itu hingga menemukan frame yang sesuai. Namun lebih baik jika hanya tetap berfokus pada hal apa saja yang diperlukan.

Menunjukkan kepada tim legal perbedaan performa

Untuk beberapa area yang disarankan untuk dilakukan penilaian, hasil penilaian mungkin secara relatif pada jangka pendek akan menunjukkan hasil yang positif, sebagai contoh mungkin beberapa hal ini dapat diberitahukan kepada tim legal :

“Pada tahun ini, kita telah melakukan xxx jam kerja untuk tipe pekerjaan xxx dengan perkiraan biaya yang dikeluarkan xxx. Maka jika kita mengalihdayakan pekerjaan itu kepada xxx (external lawyer) biaya yang dibayarkan sekitar xxx. Maka dengan melakukan pekerjaan ini, sudah menghemat xxx.

“Saat client meminta nasihat kepada in house legal pada xxx, sudah 95% pekerjaan terselesaikan dan sudah direspon dalam 5 hari”.

“Pada survey tingkat kepuasan yang terbaru, 90% internal client mengatakan bahwa mereka “sangat puas” dengan kualitas pelayanan yang diberikan”.

Namun demikian, penilaian yang sebenarnya terkait performa adalah untuk menunjukkan kepada tim legal bahwa mereka mampu untuk meningkatkan kemampuan. Maka setelah beberapa waktu penilaian, tetapkan target kepada tim legal. Misalnya memperpendek waktu pengerjaan untuk suatu tugas dari yang biasanya 5 hari kerja menjadi 4.5 hari kerja, namun jangan memperpendek menjadi 3 hari kerja karena mungkin dapat saja tidak terselesaikan.

Jika organisasi anda saat ini mengalihdayakan pekerjaan legal kepada pihak lain (external lawyer), ini adalah area dimana tim legal harus menunjukkan kinerja dan performanya. Berapa banyak yang dialihdayakan dan berapa biayanya? Jika alasan alihdayanya adalah karena kapasitas kerja, maka sebaiknya diupayakan peningkatan jumlah pekerjaan yang dapat dikerjakan oleh in house legal, mungkin dengan hal itu perusahaan dapat menghemat biaya.

Beberapa contoh yang dapat dilakukan oleh in house legal bagaimana menunjukkan nilai:

– “Kami sudah menunjukkan berapa banyak biaya yang diperlukan oleh in house legal untuk mengerjakan pekerjaan daripada menunjuk external firm (berikan argumen dengan contoh riil nilai uang, misal pekerjaan itu dikerjakan oleh in house legal maka biaya yang diperlukan yaitu £ 37 per jam, dibandingkan dengan external firm yang senilai £ 250 per jam”.

“Informasi tentang kepuasan internal client terhadap performa kerja in house legal menunjukkan apa yang telah kami lakukan terhadap internal client. Hasilnya kami mendapat 100% atau “excellent” untuk tingkat kepuasan kepada kami dalam survey”.

“Kami mengetahui bahwa in house legal menunjukkan secara signifikan berbiaya rendah daripada menunjuk external lawyer. Legal Division Head mempunyai visi untuk mengembangkan tim legal untuk menangani bidang pekerjaan lainnya dimana pekerjaan itu sebelumnya dilakukan oleh external lawyer (jika memungkinkan). Namun untuk tahun ini, kami akan memberikan kepada BoD informasi detail tentang hal yang telah dilakukan oleh in house legal, dan berharap pekerjaan itu akan dilakukan oleh in house legal.

Sebagaimana telah dieksplorasi, terdapat beberapa langkah kunci dimana in house legal dapat memenuhi standar praktik yang baik, membantu untuk bekerja lebih smart dan menunjukkan nilai yang sebenarnya terhadap pekerjaan. Maka dari itu silakan dilakukan untuk diterapkan kepada in house legal team di perusahaan.